Аудит бизнес процессов

Цель: «взгляд со стороны» на бизнес-процессы (БП) компании; выявление точек или слабых звеньев, изменение которых приведет к оптимизации БП, экономии хозяйственных ресурсов, улучшению качества предоставляемых отдельными подразделениями услуг внутренним и внешним потребителям, уменьшение сроков предоставления информации.

1.Входящая информация:

— краткая информация о компании, ее структура
— документы, регламентирующие работу подразделений компании:
— положение о подразделении
— структура подразделения
— должностные инструкции сотрудников подразделения
— перечень и описание БП компании
— перечень используемых информационных систем
— иные документы, имеющие отношение к работе компании

2.Этапы проведения и оформление результатов:

1.Составление книги бизнес-процессов, содержащая следующую информацию:

— номер БП;
— название БП;
— владелец БП;
— зоны ответственности (участники БП, их функции).

Каждый БП должен иметь свой уникальный номер и быть включенным в единый список бизнес-процессов компании. При этом уникальность номера позволяет определить принадлежность к той или иной группе и его порядковый номер как внутри группы, так и в общем списке бизнес-процессов.

2.Составление таблицы описаний бизнес-процессов.

3.Подготовка диаграмм бизнес-процессов наглядно демонстрирующих как положение конкретного БП в общей структуре, так и взаимосвязи между БП. Для описания набора действий, которые выполняются по ходу исполнения конкретного БП используется диаграмма действий, при этом вертикальными секциями объединяется деятельность, связанная с одним исполнителем.

* для заполнения таблиц и подготовки диаграмм используются предоставленные документы, интервью владельцев и участников бизнес-процессов. В ходе проведения данной работы указанная в п.2 таблица дополняется.

4.Результаты проведенной работы оформляются в виде таблиц и диаграмм как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

 

3.Сроки выполнения:

Сроки выполнения указаны ориентировочно, так как зависят от количества БП, а также от объема (кол-ва шагов, исполнителей) конкретного БП.

№ пп Вид работ Срок выполнения Комментарий
1 составление книги бизнес-процессов 1-3 дня зависит от количества бизнес-процессов
2 составление таблицы описания бизнес-процесса и диаграммы действий  

1-2 дня на один процесс

 

зависит от объема БП
3 проведение интервью и корректировка документов указанных в п.2 зависит от объема БП, качества предоставленного описания, и загруженности респондентов ( интервью не более 2 часов в день на 1 респондента)
4 подготовка диаграммы взаимосвязей всех БП 1-3 дня зависит от количества БП, качества предоставленных материалов и количества связей между ними
5 подготовка предложений по изменению БП от 5 дней зависит от количества и объемов БП

Исполнитель оставляет за собой право при необходимости увеличить срок выполнения на 30% от заявленного.

4.Стоимость проекта:

Стоимость проекта рассчитывается исходя из стоимости 1 рабочего дня – 30`000 рублей.

Используемые коэффициенты:

К1 = 1  — при кол-ве БП до 10 включительно
К1 = 1,5 – при кол-ве БП 11 и до 20
К1 = 1,7 – при наличии БП 21 и более (т.е. каждые следующие 10 БП увеличивают коэффициент на 0,2)
К2 = 1 – при наличии до 3 взаимосвязей одного БП с другими
К2 = 1,2 – при наличии 4 и более взаимосвязей одного БП с другими
К3 = 1 – при наличии до трех исполнителей в одном БП
К3 = 1,2 – при наличии 4 и более исполнителей в одном БП

 

Комментарии запрещены.